מדיניות פרטיות וסודיות

1. כללי

מדיניות זו מתארת כיצד רונן אשר, עוסק מורשה, מטפל CBT בעל תואר שני בייעוץ חינוכי ותעודת CBT מוכרת על ידי איט"ה (להלן: "המטפל"), אוסף, שומר ומשתמש במידע אישי, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, והתקנות מכוחו.

פרטי התקשרות בנושאי פרטיות: ronen.asher@gmail.com · 055-9444339 · הגביש 3, כפר סבא.

מונחים: "מידע" הוא מידע על אדם מזוהה או שניתן לזהותו. "מידע בעל רגישות מיוחדת" כולל, בין השאר, מידע על בריאות ומצב נפשי, כהגדרתו בחוק. "דיוור ישיר" הוא פנייה שיווקית אישית. השימוש בלשון זכר או נקבה נעשה לנוחות בלבד ומתייחס לכל המגדרים.

הסכמה ומסירת מידע: מסירת מידע למטפל, שימוש בשירותיו או פנייה אליו בכל ערוץ (וואטסאפ, טלפון, מייל, האתר או העוזרת הדיגיטלית) כפופים למדיניות זו. אין חובה לפי חוק למסור מידע. עם זאת, בלי מידע בסיסי לא ניתן לספק את השירות. מי שאינו מסכים למדיניות מתבקש לא למסור מידע אישי.

2. סודיות

המידע הנמסר במסגרת הטיפול חסוי, ונשמר בסודיות בהתאם לכללי המקצוע ולהסכם הטיפול. המטפל אינו מוסר מידע מזהה לצד שלישי ללא הסכמה, למעט במקרים המותרים או הנדרשים לפי דין, ובכלל זה:

• סכנה ממשית לחיי אדם או לשלומו, או צורך בהתערבות רפואית דחופה.
• חובת דיווח שנקבעה בדין.
• צו שיפוטי או דרישה של רשות מוסמכת.
• התגוננות המטפל בהליך משפטי או בתלונה, במידה הנדרשת.
• הדרכה מקצועית, ללא פרטים מזהים.

מעמד משפטי: המטפל אינו פסיכולוג, עובד סוציאלי או רופא, ולכן אין לשיחות הטיפוליות חיסיון סטטוטורי מפני עדות. חובת הסודיות של המטפל חלה במלואה, בכפוף לדין.

3. על מי חלה המדיניות

מטופלים (בקליניקות בכפר סבא ובקדומים, ובמפגשי וידאו מרחוק ב-Google Meet או Zoom), פונים ומתעניינים (בוואטסאפ, בעוזרת הדיגיטלית, בקביעת שיחת התאמה או דרך מודעות), חברי קבוצת הוואטסאפ "שקט בראש", וגולשים באתר ובדפי הנחיתה.

4. המידע הנאסף

פונים ומתעניינים

שם, מספר טלפון, חשבון וואטסאפ ולעיתים כתובת מייל; תוכן הפנייה, שעשוי לכלול מידע אישי שהפונה בחר לשתף; מקור הפנייה (למשל המודעה שדרכה הגיע); ומועד שיחת ההתאמה.

מטופלים

• פרטים מזהים ופרטי קשר: שם, תאריך לידה, מין, חתימה, כתובת, טלפון, מייל, ומספר תעודת זהות (לצורך הוצאת קבלות).
• משפחה ומצב אישי: בהתאם לצורך הטיפולי, לרבות פרטי הורים או אפוטרופוסים (בטיפול בקטינים) ואיש קשר לחירום.
• מידע רפואי ונפשי ותיעוד טיפולי: מידע על הקושי, מצב רפואי ותרופות, מסמכים שהמטופל בחר למסור, סיכומי פגישות, דפי ניטור ותרגול, ובהסכמה גם הקלטות ותמלולים.
• מידע רגיש נוסף שהמטופל בחר לשתף ושרלוונטי לטיפול.
• תשלומים: חשבוניות, קבלות והיסטוריית תשלומים. התשלום מתבצע באמצעות מערכת סליקה חיצונית (ישראכרט), ופרטי כרטיס האשראי אינם נשמרים אצל המטפל.
• מסמכים שנשלחו בוואטסאפ או במייל נשמרים בערוץ שבו נשלחו, ולעיתים גם בתיק הטיפולי.

5. מקורות המידע

מהאדם עצמו; ממערכות העסק (למשל מועדי פגישות); ממטא (פרטי המודעה שדרכה נעשתה הפנייה); וממטפלים או גורמים קודמים, רק כאשר המטופל בחר להעביר מסמכים או ביקש פנייה אליהם.

6. מטרות השימוש

מתן הטיפול ותיעודו; תיאום פגישות ותזכורות; מענה לפניות, מעקב אחר פניות וחזרה לפונים; גבייה והנהלת חשבונות; עמידה בדרישות הדין; התגוננות מפני טענות ותביעות; ושיפור השירות על בסיס נתונים סטטיסטיים ללא שמות.

המטפל אינו מוכר מידע אישי ואינו מעביר אותו לצד שלישי לצורכי שיווק של אותו צד.

• תוכן מקצועי: בתכנים שהמטפל מפרסם (פודקאסט, פוסטים וכדומה) עשויים להופיע מקרים בהשראת עבודה טיפולית, לאחר שינוי פרטים כך שלא ניתן לזהות אדם מסוים. לשם כך לא נעשה שימוש בהקלטות או בתמלולים.
• המלצות מתפרסמות רק לאחר קבלת אישור הממליץ. ניתן לבקש הסרת המלצה.

7. העוזרת הדיגיטלית בוואטסאפ ("שירי")

במספר 055-944-4339 פועלת מערכת מענה אוטומטית בשם "שירי". בתחילת השיחה מובהר שמדובר במערכת אוטומטית.

• המערכת פועלת לפי תסריט ותשובות קבועים מראש, אינה מבוססת בינה מלאכותית, ואינה מעניקה ייעוץ, אבחון או טיפול. שאלות שאינן במסגרתה מועברות למטפל.
• המערכת אינה שירות חירום. בעת מצוקה היא מפנה לגורמי חירום (ער"ן 1201, מד"א 101). אין להסתמך עליה במצב חירום.
• מה נשמר: מספר הטלפון, השם שנמסר, תוכן השיחה והבחירות בה, ומקור הפנייה. הודעות קוליות אינן מושמעות ואינן נשלחות לעיבוד.
• היכן ולכמה זמן: בשירות הענן Cloudflare, בגישת המטפל בלבד. השיחה נמחקת אוטומטית לאחר 90 יום מההודעה האחרונה. נתונים סטטיסטיים ללא שם וטלפון עשויים להישמר.
• ניתן בכל שלב לבקש לשוחח עם המטפל, או לבקש את מחיקת השיחה.

8. הקלטה, תמלול ובינה מלאכותית

בהתאם להסכם הטיפול, המטופל בוחר אחד מארבעה מסלולי תיעוד: תיעוד מלא (הקלטה, תמלול ובינה מלאכותית); הקלטה ותמלול ללא בינה מלאכותית; סיכום שהמטפל כותב בסיוע בינה מלאכותית, ללא הקלטה; או תיעוד ידני בלבד. ניתן לעבור מסלול בכל עת, והמעבר אינו משפיע על הטיפול.

• הקלטה ותמלול: במסלולים הכוללים הקלטה, מפגשים מוקלטים רק בהסכמה מראש. התמלול מתבצע באמצעות ספק ייעודי (Soniox) הפועל באיחוד האירופי ואינו שומר את המידע בסיום ההמרה. קובץ השמע נשמר מוצפן בשרתים באיחוד האירופי ונמחק אוטומטית בתוך 14 יום, והתמלול נשמר כחלק מהתיק הטיפולי. ניתן לבקש בכל עת לא להקליט מפגש מסוים.
• בינה מלאכותית בתיעוד: במסלולים הכוללים בינה מלאכותית, מערכת ניהול הקליניקה (Clinically) נעזרת בכלי בינה מלאכותית ארגוניים בתשלום (Google Gemini / Vertex AI) לסיוע בניסוח סיכומים ובארגון התיעוד הקליני. המידע אינו משמש לאימון מודלים. העיבוד מתבצע בשרתי Google באיחוד האירופי, עם גיבוי אוטומטי לשרתים בארה"ב בעת תקלה טכנית זמנית. לפני העיבוד מוסרים מזהים ישירים (שם, טלפון ותעודת זהות) מהטקסט, אך תוכן קליני תיאורי ושמות של צדדים שלישיים שהוזכרו בתיעוד מועברים לעיבוד כפי שנכתבו.
• מסמכים וקבצים: במסלולים הכוללים בינה מלאכותית, מסמכים סרוקים ותמונות שהמטופל מעביר עשויים לעבור עיבוד כאמור, באיחוד האירופי בלבד. מנגנון הסרת המזהים אינו חל עליהם.
• בקרה אנושית: הכלי משמש כעזר טכני בלבד. המטפל עובר אישית על כל רישום, עורך ומאמת אותו, וההחלטות הטיפוליות מתקבלות על ידו בלבד. לא מתקבלות לגבי אדם החלטות בעלות השפעה מהותית באמצעות מערכת אוטומטית בלבד.
• כלים אחרים: המטפל נעזר בכלי בינה מלאכותית ואוטומציה לניהול העסק ולתוכן כללי, ללא הזנת מידע טיפולי.

9. מסירת מידע לגורמים חיצוניים

המידע נשמר ומעובד באמצעות ספקי שירות, הפועלים עבור המטפל ולפי תנאי השימוש והמדיניות שלהם:

בנוסף, מידע עשוי להימסר כאשר הדבר נדרש לפי דין, או לצורך התגוננות המטפל.

10. העברת מידע אל מחוץ לישראל

מסד הנתונים של התיק הטיפולי מאוחסן בשרתי ענן בישראל (Google Cloud, תל אביב), וקבצים נשמרים מוצפנים באיחוד האירופי. חלק מהספקים שומרים או מעבדים מידע מחוץ לישראל, ובעיקר באיחוד האירופי ובארה"ב, לרבות גיבוי טכני זמני בשרתים בארה"ב בעת תקלה. ההעברה נעשית בהסכמת המטופל, כפי שניתנה בהסכם הטיפול, ובהתבסס על התחייבויות הספקים להגנה על המידע או על רמת ההגנה הקיימת במדינת היעד, בהתאם לדין.

11. אבטחת מידע

המטפל נוקט אמצעי אבטחה סבירים ומקובלים בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), ובכלל זה: הגבלת הגישה למטפל בלבד, סיסמאות חזקות ואימות דו-שלבי במערכות המרכזיות, נעילת מכשירים, גיבוי מוצפן של הוואטסאפ, הצפנה בעת העברה, ונוהל אבטחת מידע.
אין אבטחה מוחלטת. בכל מערכת ממוחשבת, שירות ענן ותקשורת קיימים סיכונים, לרבות חדירה בלתי מורשית ותקלות שאינן בשליטת המטפל. בכפוף לכל דין, ככל שהמטפל פעל לפי סטנדרט אבטחה סביר, הוא לא יישא באחריות לנזק שנגרם עקב אירוע כאמור, ובפרט עקב כשל במערכות של ספקים חיצוניים.

12. שמירת מידע ומחיקה

בתום התקופה המידע נמחק או הופך ללא מזהה, אלא אם קיימת חובה בדין או צורך מוצדק להמשיך ולשמרו (למשל בקשר לטענה או הליך).

13. קטינים

הטיפול בקטינים נעשה בהסכמת הורה או אפוטרופוס חוקי. הסכמת הורה אחד ניתנת בחזקת הסכמת ההורה השני (או האפוטרופוס השני), אלא אם נמסר למטפל אחרת. שיתוף ההורים במידע ייעשה בהתאם לדין, להסכמות בתחילת הטיפול ולשיקול הדעת המקצועי של המטפל, תוך שמירה על הקשר הטיפולי.

14. קבוצת הוואטסאפ "שקט בראש"

הקבוצה היא קבוצת תוכן ותמיכה ואינה טיפול. בקבוצת וואטסאפ מספר הטלפון, השם והתמונה של כל חבר גלויים לשאר החברים, וכך גם כל מה שנכתב בה. ההצטרפות וההשתתפות הן באחריות החבר. מומלץ לא לשתף בקבוצה פרטים אישיים או רפואיים. המטפל אינו אחראי לשימוש שחברי הקבוצה עושים במידע שנחשף בה, אך רשאי להסיר חבר שפוגע בפרטיות של אחרים. ניתן לעזוב את הקבוצה בכל עת.

15. תקשורת בוואטסאפ ובמייל

התקשורת בוואטסאפ מתבצעת באמצעות WhatsApp Business של חברת Meta, והמייל באמצעות Google. ערוצים אלה אינם מיועדים להעברת מסמכים רפואיים רגישים, ומומלץ להעבירם בדרך אחרת. מי שבוחר לשלוח מידע רגיש בערוצים אלה, עושה זאת על אחריותו, והמידע יטופל לפי מדיניות זו.

16. זכויות עיון ותיקון

בהתאם לחוק, כל אדם זכאי לעיין במידע המוחזק עליו (סעיף 13), בעצמו או באמצעות מי שהסמיכו בכתב או אפוטרופוס, ולבקש את תיקונו או מחיקתו אם אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14). הבקשה תוגש בכתב לכתובת המייל שבסעיף 1, ותיענה בתוך התקופה הקבועה בדין.

• לפני מסירת מידע ייערך אימות זהות המבקש.
• מידע הנוגע לאנשים אחרים לא יימסר.
• במקרים חריגים שבהם מסירת מידע נפשי ישירות למבקש עלולה לגרום לו נזק חמור, ניתן למוסרו באמצעות רופא או פסיכולוג מטעמו (סעיף 13(ג) לחוק).
• מידע שחובה לשמור לפי דין לא יימחק לפני תום התקופה.

17. דיוור ושיווק

הודעות שיווקיות אישיות יישלחו רק למי שנתן הסכמה מפורשת לכך, בהתאם לסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים). פנייה למטפל אינה מהווה הסכמה לדיוור. ניתן לבקש הסרה בכל עת (למשל בהשבת "הסר"). הודעות שירות, כגון תזכורות לפגישות, אינן דיוור שיווקי.

18. האתר, עוגיות ומדידה

באתר ובדפי הנחיתה עשוי להיעשות שימוש בכלי סטטיסטיקה ללא עוגיות (כגון Cloudflare Web Analytics), ובכפוף להסכמה בבאנר עוגיות גם בפיקסל של Meta, לצורך מדידת מודעות. תוכן שהוזן בטפסים אינו מועבר ל-Meta. ניתן לסרב לעוגיות שיווק, ולמחוק עוגיות בהגדרות הדפדפן. מידע שנמסר בטופס באתר ישמש למטרה שלשמה נמסר. בעמוד "ברוכים הבאים" שנשלח למטופל חדש נשמרים מועד הכניסות לעמוד ועל אילו שלבים נלחץ, כדי שהמטפל יוכל לדעת מה כבר הושלם. העמוד אינו כולל שם או פרט מזהה, והמידע נמחק יחד עם העמוד.

19. שינויים במדיניות

המטפל רשאי לעדכן את המדיניות מעת לעת, למשל בעקבות שינויי חקיקה או שינויים בפעילות. הגרסה המעודכנת תפורסם באתר ותיכנס לתוקף במועד פרסומה. שינוי מהותי (מטרה חדשה, סוג מידע חדש או העברה לגורם חדש) יובא לידיעת המטופלים הפעילים מראש.